Kompanije koje ne automatizuju svoje procese uskoro će se naći u zaostatku na sve konkurentnijem tržištu. Automatizacija radnih tokova pomoću rešenja za upravljanje informacijama može doneti niz prednosti organizacijama, uključujući poboljšanu efikasnost, usklađenost, saradnju i donošenje odluka zasnovanih na podacima. Sa pravilnim rešenjem na raspolaganju, organizacije mogu dobiti konkurentsku prednost razvijanjem i implementiranjem efikasnijih radnih procesa koji doprinose uspehu poslovanja.
U praksi, najveći izazov za većinu kompanija više nije nedostatak informacija, već njihova količina, rasutost i spora obrada. Dokumenti dolaze sa različitih strana, kroz štampače, skenere, multifunkcijske uređaje, e-mail i poslovne aplikacije. Bez automatizacije, svaki od tih dokumenata zahteva ručnu obradu, ručno prosleđivanje i ručno arhiviranje, što direktno utiče na troškove, greške i nezadovoljstvo klijenata.
Therefore™ DMS omogućava vam digitalizaciju poslovnih procesa. Prebacivanjem sa fizičkih, papirnih procesa na optimizovane elektronske procese, možete značajno smanjiti vreme potrebno za završetak procesa, povećati tačnost i poboljšati vidljivost i praćenje, kao i unaprediti korisnički servis pružajući brže i pouzdanije informacije.
Sistem za upravljanje dokumentima ne predstavlja samo digitalni arhiv. On je centralna tačka povezivanja štampača, skenera, zaposlenih i poslovnih aplikacija u jedinstven, automatizovan tok rada. Kada se dokument skenira ili generiše iz aplikacije, DMS ga automatski klasifikuje, prosleđuje odgovornoj osobi i pokreće unapred definisan proces bez zastoja i improvizacije.
Jedan od ključnih faktora uspešne automatizacije je jasna i logična podela zadataka unutar DMS-a. Najbolja praksa podrazumeva sledeću strukturu:
Automatizacijom procesa radnih tokova, kompanije svih veličina ostvaruju konkretne i merljive prednosti. Radni tokovi se lako dizajniraju koristeći intuitivan korisnički izgled sa opcijom povuci i otpusti, bez potrebe za programiranjem. Moguće je kreirati paralelne putanje, izuzetke i rute eskalacije u skladu sa realnim poslovnim scenarijima.
Automatska e-mail obaveštenja za nove zadatke, kašnjenja i prekoračenja rokova smanjuju potrebu za dodatnom komunikacijom i praćenjem. Istorija radnog toka pruža potpunu transparentnost, dok delegiranje zadataka pojedincima ili grupama omogućava fleksibilnost i bolju organizaciju rada.
Radni tokovi se mogu primenjivati na nivou:
Dodatnu vrednost donosi REST API integracija, koja omogućava povezivanje sa eksternim sistemima i razmenu podataka bez dodatnih koraka.
Za maksimalan efekat, automatizacija radnih tokova treba da bude direktno povezana sa štampačima i skenerima. Savremeni multifunkcijski uređaji omogućavaju skeniranje direktno u DMS, sa unapred definisanim pravilima i tokovima. Time se fizički dokumenti odmah pretvaraju u digitalne procese, bez zadržavanja na nečijem stolu ili u fiokama.
Kompanije koje investiraju u kvalitetne štampače, skenere i DMS rešenja ne samo da štede vreme i novac, već podižu nivo profesionalnosti i pouzdanosti u očima klijenata i partnera.
Ako želite da započnete sa automatizacijom vaših radnih procesa i istražite sve dodatne mogućnosti koje sistem za upravljanje dokumentima nudi, pozovite prodajni tim u Malex-u. Organizovaćemo detaljnu prezentaciju prilagođenu vašim potrebama, uz savetovanje o izboru štampača, skenera i DMS rešenja koja će vam doneti brze rezultate i dugoročnu konkurentsku prednost.
Automatizacija više nije pitanje budućnosti, već odluka koju treba doneti danas.
