Papirna dokumenta na terenu

By 17/05/2019 Vesti

OBJECTIF LUNE

Optimizujte Vaše usluge na terenu u realnom vremenu


Ako se bavite terenskim uslugama, koristite li papirne obrasce za beleženje podataka s terena? Niste jedini!. Mnoga mala i srednja poduzeća (SMB) koja obavljaju usluge na terenu (isporuka, lizing, popravaka …) imaju poteškoća sa obradom papirologije i još uvijek nisu krenuli u digitalno rešenje za prikupljanje podataka s terena.

Takva preduzeća su pretrpana papirima i imaju problema s pronalaženjem vremena za poboljšanje svojih usluga, zbog mukotrpnog manualnog rada koji oduzima previše vremena.

Uvek je nešto vrlo zadovoljavajuće u pomaganju malim i srednjim poduzećima. Ta preduzeća ne mogu računati na beskonačne resurse kako bi ih podržale u svom radu i često moraju naučiti stvarati vrednost sa malo sredstava. Još je korisnije kada je SMB porodični posao i možemo mu pomoći da raste u džungli preduzetništva.

Objectif Lune ima mnogo priča o organizacijama poput ovih, koje su naučile da žive sa svojim papirima, ne razmišljajući da se njihove svakodnevne operacije mogu jednostavno poboljšati. Bili su bazirani na papirima toliko godina da je napor da se digitalizuju njihovi procesi činilo nemogućim.

Međutim, postoje jednostavna rešenja koja ne zahtijevaju velika ulaganja i koja u štede mnogo vremena i novca. Osim toga, oni omogućuju preduzećima da vrijeme za njihove usluge učine važnijim od same obrade administrativnih dokumenata.

Ručno prikupljanje podataka usporava rast preduzeća

Jedan od OL klijenata, porodično preduzeće koje pruža usluge zakupa dizalica u jugoistočnom delu Velike Britanije  koje je otvorilo svoja vrata 1997. godine, radilo je s papirnim obrascima od svog osnivanja. Preduzeće je naraslo na više od 100 zaposlenih, ali je svejedno nastavila ručno upravljati papirom.

To je brzo postalo neizvodljivo, ali preduzeće nije znalo kako postupiti drugačije. Njihovom cjelokupnom flotom upravljalo je osoblje na terenu s papirnim obrascima, koji nisu uvek bili adekvatno popunjeni.

Dakle, nije bilo načina da se dokaže stanje u kojem su njihova vozila iznajmljivana, jer nisu mogli dodati vizualne dokaze u svoje papirne dokumente. Rukom pisane beleške nisu uvijek bile dovoljne za dokazivanje stanja dizalice. Često su morali plaćati štetu koju su prouzrokovali njihovi klijenti. Osim toga, postojali su problemi osiguranja, s obzirom na to da podaci nisu bili ažurni u vreme podnošenja zahteva.

Takođe, odgovornost za te obrasce nije uvijek bila jasna. Između osoblja u kancelariji i osoblja na terenu, ljudi nisu uvijek znali ko što treba popuniti. To je za rezultat imalo veliki broj zapisa koji su bili nepotpuni ili pogrešni.

Naš klijent je trebao preduzeti sledeći korak. Trebalo je više fleksibilnosti u prikupljanju podataka, te je morao napustiti papirne obrasce i digitalno uhvatiti podatke o iznajmljivanju vozila.

Evolucija rešenja za digitalno prikupljanje podataka!

Prebacivanjem na rešenje koje se temelji na digitalnim obrascima, zapisi sadrže manje grešaka. Sve informacije se digitaliziraju u realnom vremenu tokom snimanja/popunjavanja od strane terenskog osoblja. Odgovornosti su jasno definisane i svakoj osobi se automatski dodeljuje odeljak koji treba dovršiti. Na primer, ranije niko nije znao ko je odgovoran za snimanje vozila; to je sada jasno definisano u aplikaciji.

Najbolje od svega, dokaz o stanju vozila koja odlaze i vraćaju se na web-lokaciju sada je zabeležen sa fotografijom u stvarnom vremenu! Preduzeće više ne mora brinuti o dokazivanju ko je oštetio vozilo. Komunikacija je poboljšana!

Naš klijent je nastavio nuditi terenske usluge i više nije usporen arhaičnim papirnim procesima. Napokon je inovirao prikupljanje podataka i uveliko sebi olakšao poslovanje!

Autor: Alexandra Truchot
Originalni tekst