Zakonski okvir i čuvanje digitalne dokumentacije u Srbiji

Svedoci smo digitalne transformacije koja ubrzano menja način na koji preduzeća u Srbiji posluju. Tradicionalne arhive prepune registratora i papira polako postaju prošlost, ustupajući mesto digitalnim dokumentima. Međutim, prelazak na elektronsko poslovanje sa sobom nosi i veliku odgovornost, pre svega u pogledu usklađenosti sa domaćom zakonskom regulativom. Za kompanije u Srbiji, pitanje više nije da li treba preći na digitalno arhiviranje, već kako to učiniti ispravno, bezbedno i u skladu sa zakonom.

U ovom tekstu vam iznosimo detaljan pregled zakonskih obaveza, kao i praktične korake za implementaciju efikasnog sistema za čuvanje digitalne dokumentacije.

Ključni zakoni koji definišu digitalnu dokumentaciju u Srbiji

Da bi digitalni dokument imao istu pravnu snagu kao i njegov papirni pandan, on mora biti kreiran, čuvan i obrađivan u skladu sa specifičnim zakonima Republike Srbije. Tri najvažnija stuba ove regulative su:

1. Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja – Ovaj zakon predstavlja temelj digitalizacije. On izjednačava elektronski dokument sa papirnim, pod uslovom da je validiran kvalifikovanim elektronskim potpisom ili pečatom.
2. Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti – Ovaj zakon postavlja stroga pravila za sve pravne subjekte u pogledu vođenja arhivske knjige, kategorizacije dokumenata i rokova čuvanja, bez obzira na to da li se dokumentacija nalazi u fizičkom ili elektronskom formatu.
3. Zakon o računovodstvu – Posebno važan za finansijske službe, ovaj zakon precizira da se računovodstvene isprave (poput faktura) mogu čuvati na elektronskim medijima, ali tako da se obezbedi njihova stalna čitljivost, nepromenljivost i autentičnost porekla.

Šta podrazumeva “pouzdano čuvanje” i e-Arhiviranje?

Prema propisima, čuvanje elektronskih dokumenata ne znači prosto odlaganje fajlova u običnim folderima na računaru ili eksternom hard disku. Država zahteva proces koji se naziva pouzdano čuvanje elektronskih dokumenata. To podrazumeva da tokom celog perioda čuvanja dokument treba ostati celovit, čitljiv i zaštićen od bilo kakvih neovlašćenih izmena.

Od januara 2024. godine, stupile su na snagu i obaveze predaje dokumentacije u e-Arhiv, što zahteva korišćenje softverskih sistema koji mogu da generišu dokumente u tačno propisanim formatima (kao što je PDF/A) i sa odgovarajućim metapodacima.

Šta je PDF/A format?

Za potrebe dugotrajnog arhiviranja, zakonski standard je PDF/A format. Za razliku od običnog PDF-a, PDF/A garantuje da će dokument izgledati potpuno isto na bilo kom uređaju i softveru, čak i nakon nekoliko decenija, jer u sebi sadrži sve potrebne fontove i informacije o strukturi.

Kako pravilno digitalizovati dokumentaciju?

Proces transformacije postojeće papirne arhive u digitalni oblik (digitalizacija) zahteva sistemski pristup. Da bi skenirani dokument bio zakonski priznat, sam proces skeniranja treba biti visokog kvaliteta, a dokument naknadno elektronski potpisan od strane ovlašćenog lica.

1. Izbor adekvatnog hardvera: Profesionalni skeneri i ploteri

Za poslovne potrebe, obični multifunkcionalni štampači često nisu dovoljni ako se suočavate sa velikim obimom dokumentacije. Neophodni su namenski, brzi dokument skeneri koji podržavaju:

• Automatsko uvlačenje dokumenata (ADF) sa detekcijom dvostrukog uvlačenja.
• Naprednu optičku stabilizaciju i automatsko ispravljanje stranica.
• Direktno skeniranje u pretraživi PDF (OCR tehnologija) kako bi se tekst unutar dokumenta mogao pretraživati po ključnim rečima.

Za tehničku dokumentaciju i nacrte preporučuje se Korišćenje specijalizovanih plotera i skenera velikog formata koji verno prenose svaki detalj bez izobličenja linija.

2. Implementacija DMS softvera (Document Management System)

Skenirani dokument dobija svoju pravu vrednost tek kada se implementira kvalitetan softver za upravljanje dokumentima (DMS). Softver obezbeđuje:

• Kontrolu pristupa – Samo ovlašćena lica mogu pristupiti poverljivim podacima (usklađenost sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti – ZZPL).
• Praćenje istorije izmena (Audit Trail) – Svaki pregled ili izmena dokumenta ostavlja trajni digitalni trag, što direktno zahteva Zakon o računovodstvu.
• Integraciju sa državnim sistemima – Automatsko pripremanje dokumentacije za zakonsko arhiviranje i e-fakture (SEF).

Koraci za uspešno prebacivanje papirnih dokumenata u elektronski format u vašem preduzeću

Da biste osigurali potpunu zakonsku usaglašenost i maksimalnu efikasnost, predlažemo sledeće korake:

1. Kreirajte listu kategorija arhivske građe – Odredite koji dokumenti se čuvaju trajno (npr. ugovori o radu), a koji imaju ograničen rok čuvanja (npr. finansijski izvodi 5 ili 10 godina).
2. Zamenite zastarelu opremu – Investirajte u skenere i pametne sisteme koji mogu odgovoriti standardima visoke rezolucije i brzine.
3. Edukujte zaposlene – Digitalizacija je proces koji zavisi od ljudi. Zaposleni trebaju biti obučeni kako da pravilno indeksiraju dokumente i koriste elektronske potpise.