Kako optimizovati zalihe tonera u kompaniji?

U svakodnevnom poslovanju modernih kompanija u Srbiji, bez obzira na to da li je reč o dinamičnim agencijama u Beogradu ili velikim proizvodnim pogonima u Vojvodini, kancelarijski materijal se često podrazumeva. Sve funkcioniše besprekorno dok se na ekranu mrežnog štampača ne pojavi kritično obaveštenje: “Toner is empty” (Toner je prazan). Ako se to dogodi usred štampanja tenderske dokumentacije, ugovora sa investitorom ili mesečnih faktura, rad u kancelariji momentalno staje.

S druge strane, u strahu od ovakvih blokada, mnoge firme odlaze u drugu krajnost – naručuju prevelike količine tonera unapred, kreirajući improvizovane magacine u kojima skupoceni potrošni materijal mesecima skuplja prašinu, zarobljavajući značajna finansijska sredstva.

Kao profesionalni tim kompanije Malex, sa više od 35 godina iskustva u implementaciji naprednih sistema za štampu, plotera i softvera za upravljanje dokumentima, svakodnevno pomažemo kompanijama da reše ovaj logistički izazov. U ovom tekstu donosimo vam istinite i praktične savete kako da optimizujete zalihe tonera, smanjite troškove i osigurate kontinuitet poslovanja.

Zamke lošeg upravljanja zalihama tonera

Neadekvatno planiranje nabavke potrošnog materijala najčešće rezultira sa dva scenarija, a oba direktno štete vašem budžetu:

1. Hitne (panične) nabavke – Kada toner nestane iznenada, kupovina se vrši u najbližoj maloprodaji po znatno višim cenama od ugovorenih, uz plaćanje ekspresne kurirske dostave.
2. Zarobljeni kapital i rizik od starenja – Toneri imaju svoj rok trajanja. Prah unutar kasete pod uticajem vlage i promena temperature može da se zgrudva ako predugo stoji na polici. Takođe, ako kompanija odluči da zameni ili unapredi flotu štampača, svi skupo plaćeni toneri sa zaliha za stare modele postaju potpuno neupotrebljivi i predstavljaju čist gubitak.

Praktični koraci za optimizaciju zaliha u vašoj firmi

Da bi upravljanje potrošnim materijalom postalo “pametno”, potrebno je preći sa ručnog i reaktivnog modela na automatizaciju i analitiku. Evo kako to možete postići u nekoliko jednostavnih faza:

1. Centralizacija i standardizacija flote štampača

Najveći izazov u optimizaciji zaliha imaju firme koje u kancelarijama poseduju “šarenu” flotu uređaja – tri različita HP modela, dva Canona i nekoliko manjih Lexmark štampača. Svaki od tih uređaja koristi specifičan model tonera, što upravljanje zalihama pretvara u logistički košmar.

Savet stručnjaka: Težite standardizaciji. Kada kupujete ili iznajmljujete opremu, birajte uređaje koji koriste iste kasete tonera. Na taj način smanjujete broj različitih artikala koje morate držati na zalihama.

2. Koristite pravilo “Just-in-Time” umesto gomilanja

Umesto da naručujete tonere koji će stajati na zalihama šest meseci, analizirajte mesečnu potrošnju papira. Većina modernih štampača kroz svoj web interfejs omogućava IT menadžerima uvid u tačan broj odštampanih stranica i procenat preostale boje.

Praktično pravilo: Definišite tačku ponovne narudžbine (Reorder Point). Za stabilno poslovanje dovoljno je da na polici imate samo jedan rezervni toner po tipu uređaja. Novu narudžbinu šaljite tek u trenutku kada taj rezervni toner ubacite u mašinu.

3. Implementirajte softver za daljinski monitoring

Zašto bi vaši zaposleni uopšte trošili vreme na proveru nivoa boje u štampačima? Integracijom pametnih softverskih rešenja za praćenje flote (koja Malex redovno implementira kod svojih klijenata), sistem u realnom vremenu očitava stanje svih tonera na mreži. Softver automatski alarmira nabavku ili eksternog partnera kada nivo boje padne ispod npr. 15%, ostavljajući vam sasvim dovoljno vremena za redovnu isporuku bez stresa.

Kako izbeći skrivene troškove lošeg skladištenja?

Ako već morate da držite određenu količinu tonera u firmi, važno je da s njima rukujete pravilno kako biste sačuvali njihov kvalitet:

• Nemojte otvarati zaštitnu plastičnu foliju tonera sve do momenta same instalacije u štampač. Folija štiti prah od vlage i svetlosti.
• Tonere uvek skladištite horizontalno – baš onako kako stoje unutar štampača. Ako kaseta mesecima stoji vertikalno, toner prah će se sabiti na jednoj strani, što može dovesti do bledog otiska i linija na papiru prilikom prve upotrebe.
• Idealno mesto za čuvanje je tamna prostorija (kancelarijski ormar ili ostava) sa stabilnom temperaturom između 15°C i 25°C, daleko od izvora toplote, radijatora i direktne sunčeve svetlosti.

Malex MPS – Prepustite brigu o tonerima profesionalcima potpuno besplatno

Upravljanje zalihama, praćenje nivoa boja, pregovaranje sa dobavljačima i briga o reciklaži praznih kaseta oduzimaju sate produktivnog vremena vašem IT sektoru i administraciji. Zato se uspešne kompanije u Srbiji masovno odlučuju za Managed Print Services (MPS) – bezbrižno iznajmljivanje štampača preko kompanije Malex.

Kroz ovaj model, vi kompletno eliminišete potrebu za nabavkom i držanjem zaliha tonera:

• Naš softver neprekidno prati vaše Canon, HP ili Lexmark uređaje. Pre nego što radnici uopšte primete da je nivo boje nizak, novi originalni toner stiže na vašu adresu.
• Više ne ulažete novac unapred u zalihe potrošnog materijala. Plaćate isključivo fiksnu cenu po realno odštampanoj stranici na kraju meseca.
• Pored tonera, ugovor pokriva kompletno preventivno održavanje, hitne servise, rezervne delove i obezbeđivanje zamenskih uređaja u slučaju većih kvarova.

Takođe, u sklopu naše ekološke politike društveno odgovornog poslovanja, preuzimamo sve prazne kasete i brinemo o njihovoj pravilnoj i zakonskoj reciklaži, oslobađajući vas administrativnih obaveza u vezi sa upravljanjem otpadom.

Zaključak

Pametno upravljanje potrošnim materijalom nije samo pitanje uštede novca – to je pitanje eliminacije stresa i optimizacije radnog vremena u vašoj firmi. Prelaskom na automatizovane sisteme praćenja ili eksternalizacijom kompletnog procesa kroz MPS model, osiguravate da vaša kancelarija uvek funkcioniše u punoj brzini, bez ijednog sekunda neplaniranog zastoja.

Želite li da smanjite operativne troškove štampe i trajno rešite problem sa nabavkom tonera? Kontaktirajte stručni tim kompanije Malex City Copy Service na prodaja@malex.rs ili nas pozovite na +381 11 329 19 82. Naši inženjeri će besplatno analizirati vašu trenutnu potrošnju i predložiti vam optimalno rešenje prilagođeno vašem budžetu!