Kako firme rastu i šire se na više kancelarija, gradova ili poslovnih jedinica, jedan od prvih procesa koji počinje da pravi ozbiljne probleme jeste štampanje. Ono što je u maloj kancelariji funkcionisalo spontano i bez mnogo razmišljanja, u većim sistemima vrlo brzo prerasta u haos, nekontrolisane troškove, česte kvarove i nezadovoljstvo zaposlenih.
Centralizovano štampanje je odgovor na ove izazove. Ono omogućava firmama da objedine upravljanje štampačima, potrošnjom, servisom i bezbednošću dokumenata, bez obzira na to koliko lokacija imaju i gde se one nalaze.
U mnogim firmama se godinama razvijao model gde skoro svaki zaposleni ima sopstveni štampač na stolu. Na prvi pogled, to deluje praktično. Nema čekanja, sve je „pri ruci“. Međutim, u sistemima sa više kancelarija ovaj pristup vrlo brzo pokazuje svoje slabosti.
Različiti modeli uređaja, različiti toneri, neujednačen kvalitet štampe, česti kvarovi i potpuni izostanak kontrole nad potrošnjom dovode do toga da štampa postaje nepredvidiv i skup proces. IT službe gube vreme na sitne intervencije, dok menadžment nema jasan uvid u to koliko se zaista troši na štampanje.
Centralizovano štampanje uvodi red tamo gde je prethodno vladala improvizacija.
Centralizovano štampanje podrazumeva da se štampači u firmi organizuju kao jedinstven sistem. To ne znači nužno jedan uređaj za celu firmu, već pametno raspoređene, robusne multifunkcionalne uređaje koji su povezani u centralnu mrežu i pod jedinstvenim pravilima korišćenja.
Bez obzira da li firma ima dve kancelarije ili dvadeset lokacija u različitim gradovima, štampom se upravlja sa jednog mesta. Prate se korisnici, količine, troškovi i stanje uređaja, a servis i potrošni materijal se planiraju unapred.
Plastično objašnjeno, firme se najčešće dele u dve grupe kada je štampa u pitanju.
Sve veći broj modernih firmi prelazi na model gde se koriste jedan ili više većih, profesionalnih uređaja, postavljenih u zajedničkim prostorima, hodnicima ili centralnim delovima kancelarije.
Ovaj pristup donosi više prednosti. Cena po otisku je niža, uređaji su projektovani za veći obim posla i znatno su pouzdaniji. Umesto deset malih štampača koji troše skupe tonere i često se kvare, firma koristi nekoliko snažnih uređaja koji rade stabilno i predvidivo.
Pored finansijske koristi, ovde se postiže i bolja organizacija. Potrošnja se lakše prati, servis je jednostavniji, a zaposleni postaju svesniji količine štampe koju proizvode.
Postoji i dobrobit o kojoj se retko govori, ali koja ima realan uticaj na radnu atmosferu, kratki susreti kod centralnog uređaja podstiču komunikaciju među kolegama. U mnogim firmama upravo ti neformalni razgovori doprinose bržem rešavanju problema i boljoj saradnji timova.
Sa druge strane, postoje firme koje insistiraju da svaki korisnik ima svoj štampač. To može imati smisla u specifičnim delatnostima ili kod poslova koji zahtevaju učestalu i hitnu štampu poverljivih dokumenata.
Problem nastaje kada se ovaj model primeni u većim sistemima. Troškovi rastu, kontrola se gubi, a mali kancelarijski uređaji rade iznad svojih mogućnosti. Rezultat su kvarovi, loš kvalitet štampe i stalni zahtevi za servis.
Zbog toga se čak i firme koje su godinama koristile ovaj model danas okreću centralizaciji, ali uz dodatni nivo bezbednosti.
Jedan od najčešćih razloga za otpor centralizovanom štampanju jeste strah da će neko uzeti tuđ dokument ili da će poverljivi papiri ostati na izlazu uređaja. Ovo je realan problem, ali i problem koji se danas veoma lako rešava.
Softverska rešenja poput UniFLOW sistema omogućavaju da dokument ne bude odštampan odmah. On se zadržava u sigurnom redu za štampu i fizički izlazi iz uređaja tek u trenutku kada se korisnik identifikuje, karticom, PIN kodom ili drugim utvrdjenim načinom.
Na taj način se eliminišu situacije u kojima neko slučajno ili namerno uzme tuđ dokument. Poverljivi materijali ne ostaju zaboravljeni na uređaju, a centralizovana štampa postaje bezbedna čak i u open-space kancelarijama.
UniFLOW dodatno omogućava detaljno praćenje potrošnje po korisniku, sektoru ili lokaciji, što firmama daje moćan alat za kontrolu troškova bez konflikta sa zaposlenima.
Jedna od najvećih prednosti centralizovanog štampanja jeste potpuna transparentnost. Kada znate ko, gde i koliko štampa, nestaje nagađanje. Podaci jasno pokazuju gde dolazi do prekomerne potrošnje i gde postoji prostor za optimizaciju.
U većim sistemima moguće je automatski preusmeravati velike poslove na uređaje visokog kapaciteta, dok se manji zadaci obavljaju na lokalnim uređajima. Time se produžava vek opreme, smanjuju kvarovi i postiže maksimalna efikasnost.
Za kompanije koje imaju kancelarije u različitim gradovima, centralizovano štampanje donosi dodatnu vrednost. Bez obzira na fizičku udaljenost, svi uređaji funkcionišu u istom sistemu, sa istim pravilima i istim nivoom podrške.
Dokumenti se mogu poslati na štampu sa jedne lokacije, a odštampati na drugoj, što je posebno korisno za administraciju, logistiku i prodajne timove.
Centralizovano štampanje u firmama sa više kancelarija ili lokacija više nije samo tehničko rešenje, već strateška odluka. Ono smanjuje troškove, povećava bezbednost, uvodi red i oslobađa vreme zaposlenih i IT timova.
U praksi se centralizovano štampanje često kombinuje sa iznajmljivanjem multifunkcionalnih uređaja. Umesto kupovine i brige o održavanju, firma dobija standardizovanu opremu, servis, potrošni materijal i podršku u okviru jedne mesečne cene.
Ovaj model je naročito pogodan za firme sa više kancelarija jer donosi predvidive troškove i minimalno administrativno opterećenje.
